Digitalisierung des Bauaktenarchivs

Sie möchten Ihre originale Papierbauakte behalten? Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie die Herausgabe vor der Vernichtung beantragen können.

Von der Papierakte zur digitalen Bauakte

Das Bauaktenarchiv der Stadt Lüdenscheid wird Schritt für Schritt digitalisiert. Der umfangreiche Bestand an Papierbauakten wird dabei nach und nach in eine digitale Form überführt. Ziel ist es, die vorhandenen Bauakten künftig für alle am Bau Beteiligten einfacher und schneller verfügbar zu machen, aber auch zusätzlich die Bearbeitung innerhalb des Fachdienstes Bauordnung zu erleichtern.

Die Digitalisierung erfolgt sorgfältig und datenschutzkonform durch einen qualifizierten Scandienstleister. Bereits während des Scanprozesses wird kontrolliert, ob die vorhandenen Dokumente vollständig, lesbar und in der erforderlichen Qualität erfasst wurden. Im Anschluss werden die digitalisierten Unterlagen abschließend geprüft.

Erst wenn der Digitalisierungsprozess abgeschlossen und die nachgelagerte Qualitätskontrolle erfolgreich durchgeführt wurde, werden die Papierbauakten zur Vernichtung freigegeben. So wird sichergestellt, dass die Bauakte auch nach dem Wegfall der Papierunterlagen vollständig und in geeigneter Qualität digital vorliegt.

Sie hätten Ihre Bauakte trotzdem lieber noch auf Papier? 

Kein Problem – Sie können die Papierbauakte vor der Vernichtung anfordern und sich Ihr Exemplar im Original sichern.

Wichtige Hinweise

Die Digitalisierung erfolgt unabhängig davon, ob Sie eine Papierbauakte anfordern. 

Wenn Sie kein Interesse an Ihrer Papierbauakte haben, müssen Sie nichts weiter unternehmen. Die Unterlagen werden digitalisiert und bleiben in digitaler Form erhalten.  Es entstehen Ihnen keinerlei Nachteile.

Nur wenn Sie Ihre Papierbauakte behalten möchten, ist ein Antrag erforderlich.

Bei mehreren Eigentümerinnen oder Eigentümern sowie bei baugleichen Häusern existiert nur ein einziges Exemplar der jeweiligen Papierbauakte.

Da eine vorherige Aufteilung oder Vervielfältigung organisatorisch nicht möglich ist, kann die Akte nur einmalig ausgegeben werden.

Es wird daher eine Absprache aller Miteigentümerinnen und Miteigentümer bzw. mit den Nachbarinnen und Nachbarn empfohlen.

Nach Übergabe der Papierbauakte kann bei Bedarf eine private Kopie angefertigt werden. Auch die digitale Akte kann von jeder Eigentümerin bzw. jedem Eigentümer nach Abschluss des Digitalisierungsprozesses erworben werden.

Die originalen Papierbauakten werden so übergeben, wie die Stadt Lüdenscheid sie von der Digitalisierungsstelle zurückbekommt (Akteninhalt im Aktendeckel mit Gummiband gesichert).

Informationen zur Antragstellung 

Berechtigter Personenkreis

Die Herausgabe der Papierbauakte kann von Eigentümer*innen sowie deren bevollmächtigten Vertreter*innen beantragt werden.

Dem Antrag ist ein geeigneter Nachweis der Berechtigung beizufügen (z.B Eigentums- oder Erbnachweis).

Der Antrag muss vollständig ausgefüllt und zusammen mit den erforderlichen Nachweisen eingereicht werden. 

Fehlen Angaben oder Unterlagen, werden Sie informiert.

Mehrere Grundstücke

Mehrere Grundstücke bzw. Gebäude können in einem Antrag angegeben werden, wenn für alle angeforderten Bauakten dasselbe Berechtigungsverhältnis besteht.

Sie können bis zu 4 Grundstücke je Antrag angeben. 

Bestehen unterschiedliche Berechtigungsverhältnisse, ist für jedes Berechtigungsverhältnis ein gesonderter Antrag erforderlich. 

Die Gebühr wird für jedes Gebäude einzeln fällig.

Ablauf der Antragstellung

Antrag ausfüllen

Das Antragsformular können Sie sich unter dem Reiter „Formulare“ herunterladen. Es kann ganz einfach an Ihrem Endgerät digital ausgefüllt werden. Alternativ können Sie das Formular auch ausdrucken und händisch ausfüllen. 

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Nachweise vorbereiten

Je nach Art der Übermittlung fügen Sie jetzt Ihrem Antrag die erforderlichen Nachweise hinzu. Bei einer digitalen Antragstellung übermitteln Sie Ihre Nachweise als eindeutig benannte Dateien im PDF-Format (z.B „Grundbuchauszug_Straße_Hausnummer“ oder „Eigentümernachweis_Straße_Hausnummer“.)

Bei einer schriftlichen Antragstellung fügen Sie Ihre vollständigen Nachweise in Kopie Ihrem Antrag an.

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Antrag einreichen

Ihren Antrag können Sie nun mit den erforderlichen Nachweisen und dem Antragsformular im Anhang via E-Mail an bauakte@luedenscheid.de   übersenden. Alternativ können Sie ihren Antrag auch auf dem Postweg einreichen. 

Hierzu bitte alle Unterlagen inkl. Nachweisen in einem Umschlag an

Fachdienst Bauordnung (63) 

Stadt Lüdenscheid

Rathausplatz 2

58507 Lüdenscheid

übersenden.

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Prüfung

Bei einem vollständigen Antrag erhalten Sie zunächst keine gesonderte Eingangsbestätigung oder Sachstandsmitteilung. Die Bearbeitung des Antrags erfolgt erst nach Abschluss der Digitalisierung und Rücklieferung der betreffenden Papierbauakte an die Stadt Lüdenscheid.

Was passiert bei einem unvollständigen Antrag?

Fehlen Angaben oder erforderliche Nachweise, ist der Antrag noch nicht vollständig. Sie werden in diesem Fall zeitnah darüber informiert, welche Angaben oder Unterlagen noch benötigt werden. 

Erst wenn die erforderlichen Angaben und Nachweise vollständig vorliegen, ist der Antrag vollständig und kann entsprechend dem vorgesehenen Verfahren berücksichtigt werden.

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Gebührenbescheid und Herausgabe

Nach Rücklieferung der Papierbauakte erhalten Sie einen Gebührenbescheid. Dieser enthält sowohl die Zahlungsfrist für die Verwaltungsgebühr als auch den anschließenden Zeitraum, in dem die Papierbauakte abgeholt werden kann.

Die Herausgabe der Papierbauakte erfolgt erst nach vollständigem Zahlungseingang. Die Abholung ist innerhalb des im Gebührenbescheid angegebenen Abholzeitraums möglich.

Die Papierbauakte kann auch durch eine bevollmächtigte Person abgeholt werden. Hierfür ist eine schriftliche Vollmacht vorzulegen.

Bitte bringen Sie zur Abholung einen geeigneten Zahlungsnachweis mit.

FAQ

Muss ich die Herausgabe meiner Papierbauakte beantragen?

Nein.  Die Digitalisierung erfolgt unabhängig von der Beantragung einer Papierbauakte. .

Bis wann kann ich die Papierbauakte anfordern?

Die Antragsfrist endet am 20.11.2026.  Später eingehende Anträge können nicht mehr berücksichtigt werden.

Kann ich mehrere Bauakten mit einem Antrag anfordern?

Ja, sofern für alle Bauakten dasselbe Berechtigungsverhältnis besteht. Bei unterschiedlichen Berechtigungsverhältnissen sind getrennte Anträge erforderlich.

Wann bekomme ich die Papierakte?

Nach Abschluss der Digitalisierung und Rücklieferung der betreffenden Papierakte an die Stadt. 

Anschließend wird ein Gebührenbescheid erstellt, die Herausgabe erfolgt erst nach vollständigem Zahlungseingang.

Kann ich den Antrag später noch einmal zurückziehen?

Nein.  Ein nachträglicher Verzicht auf die Herausgabe entbindet grundsätzlich nicht von der Gebührenpflicht.

 

Sie haben weitere Fragen? 

Wenden Sie sich jederzeit an 

bauordnung@luedenscheid.de.

 

Unter “Kosten” finden Sie weitere Informationen zur Gebührenerhebung.

Unter “Formulare und Informationen” finden Sie das Antragsformular 

Unter “Notwendige Unterlagen”  finden Sie weiterführende Informationen zu den benötigten Nachweisen.

Gebührenerhebung

Die Verwaltungsgebühr beträgt pro Gebäude 70,00 EUR. 

Mit der Antragstellung erklären Sie verbindlich, dass Sie die Bereitstellung der von Ihnen beantragte/n Papierbauakte/n wünschen. Ihre beantragte Papierakte wird dafür gesondert aus dem Digitalisierungsprozess entnommen und auf dem Postweg an die Stadt Lüdenscheid zurückgeführt, wodurch zusätzliche Kosten entstehen.

Die Verwaltungsgebühr wird für jedes Gebäude, für das die Bereitstellung der Papierbauakte beantragt wurde, einzeln festgesetzt und erhoben. Ein Anspruch auf eine gemeinsame Verrechnung besteht nicht.

Ein späterer Verzicht auf die Herausgabe entbindet grundsätzlich nicht von der Gebührenpflicht. 

Umfang der Papierakte

Bitte beachten Sie, dass trotz sorgfältiger Bearbeitung nicht garantiert werden kann, dass eine Papierbauakte vollständig erhalten ist oder sämtliche im Zusammenhang mit einem Bauvorhaben entstandenen Unterlagen enthält.

Ein Anspruch auf Vollständigkeit der Papierakte besteht daher nicht. 

Bauherrinnen und Bauherren sowie deren Rechtsnachfolgerinnen und Rechtsnachfolger sind grundsätzlich verpflichtet, ihre eigene Ausfertigung der für das Bauvorhaben relevanten Unterlagen selbst aufzubewahren.

Die originalen Papierbauakten werden so übergeben, wie die Stadt Lüdenscheid sie von der Digitalisierungsstelle zurückbekommt (Akteninhalt im Aktendeckel mit Gummiband gesichert).

Keine Gebühr bei Nichtauffinden

Sollte die beantragte Papierbauakte trotz sorgfältiger Prüfung nicht auffindbar sein oder aus tatsächlichen Gründen nicht herausgegeben werden können, werden Sie darüber informiert. 

In diesem Fall kann eine Herausgabe nicht erfolgen und es wird keine Gebühr erhoben.

Dem Antrag sind folgende Unterlagen beizufügen:

1. Vollständig ausgefülltes Antragsformular 

2. Geeigneter Nachweis der Berechtigung 

Der Antrag muss vollständig ausgefüllt und mit den erforderlichen Nachweisen eingereicht werden. 

Die eingereichten Nachweise müssen hierbei aktuell sein. Eine Eintragungsbekanntmachung reicht als Eigentumsnachweis nicht aus.

Fehlen Angaben oder erforderliche Nachweise, werden Sie schriftlich darüber informiert, welche Unterlagen noch nachzureichen sind. 

Die im Schreiben gesetzte Frist zur Vorlage der Unterlagen wird unter Berücksichtigung des Einzelfalls bestimmt und endet in jedem Fall spätestens mit Ablauf der Antragsfrist am 20.11.2026. 

Nach Ablauf der Antragsfrist ist eine Berücksichtigung unvollständiger Anträge aufgrund des weiteren Verfahrensablaufs nicht mehr möglich.

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